Как проверить контрагента по ИНН: чек-лист должной осмотрительности

Что такое должная осмотрительность и при чём здесь статья 54.1 НК

Статья 54.1 Налогового кодекса не использует слова «должная осмотрительность». Она устанавливает, что налоговую базу нельзя уменьшать за счёт искажения сведений о сделках, и называет два условия для вычетов и расходов: основная цель сделки — не экономия на налогах, а обязательство исполнено стороной договора или лицом, которому оно передано по договору или закону.

Понятие осмотрительности пришло из судебной практики, а ФНС развила его в письме от 10.03.2021 № БВ-4-7/3060@. Смысл такой: налоговая оценивает не формальный набор выписок, а то, насколько тщательно компания выбирала партнёра с учётом суммы и значимости сделки — проверяла ли его опыт, ресурсы и деловую репутацию.

Что проверить по ИНН в первую очередь

ИНН организации состоит из 10 цифр, ОГРН — из 13. По ним выписка из ЕГРЮЛ показывает основные сведения о компании. На этом шаге важно не просто убедиться, что компания есть в реестре, а прочитать запись целиком.

• Статус: действующая, в процессе ликвидации, реорганизации или исключения из реестра. Компания в ликвидации может доисполнять договоры, но заключать новые долгосрочные — уже странно.
• Дата регистрации. Компания, созданная месяц назад, сама по себе не плоха, но для крупного контракта ей неоткуда взять историю и ресурсы.
• Руководитель и учредители — и совпадает ли с ними человек, который подписывает договор.
• Виды деятельности по ОКВЭД: соответствуют ли они предмету договора.
• Адрес и отметки о недостоверности сведений — об адресе, руководителе или учредителе.
• Частота изменений: несколько смен директора или адреса за год — повод уточнить причины.

Как оценить, способен ли контрагент исполнить договор

Именно на этот вопрос ФНС предлагает отвечать при существенных сделках. Регистрация в ЕГРЮЛ подтверждает, что компания существует, но не то, что у неё есть склад, транспорт или сотрудники для поставки.

• Бухгалтерская отчётность в ГИР БО: выручка, активы и обязательства. Выручка в сотни тысяч рублей у поставщика контракта на десятки миллионов требует объяснения.
• Открытые сведения ФНС в сервисе «Прозрачный бизнес»: применяемый налоговый режим, среднесписочная численность, сведения о налоговой задолженности.
• Лицензии, членство в СРО, сертификаты — если они нужны для этого вида работ.
• Опыт и репутация: сайт, выполненные проекты, отзывы заказчиков, которые можно проверить.

Где проверить суды, долги и банкротство контрагента

• Картотека арбитражных дел — споры с покупателями и поставщиками, взыскания долгов, дела о банкротстве.
• Банк данных исполнительных производств ФССП — неисполненные решения судов, налоговые и иные взыскания.
• Единый федеральный реестр сведений о банкротстве (ЕФРСБ) — сообщения о намерении кредиторов обратиться в суд и о введённых процедурах.
• Реестр недобросовестных поставщиков — если компания срывала государственные или корпоративные закупки.
• Реестр дисквалифицированных лиц — нет ли в нём руководителя.

Насколько глубокой должна быть проверка

Универсального перечня проверок закон не устанавливает. Разумный подход — соразмерность: чем больше сумма, предоплата и зависимость от партнёра, тем глубже проверка и тем больше документов стоит сохранить.

• Разовая покупка на небольшую сумму с оплатой по факту — статус в ЕГРЮЛ, реквизиты счёта, отметки о недостоверности.
• Регулярные поставки или работы — добавьте отчётность, суды, исполнительные производства и банкротство, а также полномочия подписанта.
• Крупный договор, предоплата, ключевой поставщик или подрядчик — полная проверка открытых данных, документы о ресурсах и опыте, личная встреча или визит на площадку.
• Посредник в цепочке — выясните, почему работа идёт через него, а не напрямую с производителем, и какую функцию он выполняет.

Какие документы запросить у контрагента

Для разовой закупки на небольшую сумму обычно хватает проверки по открытым данным. Для крупного или длительного договора стоит дополнить её документами от самой компании.

• Карточку предприятия с реквизитами — чтобы сверить её с ЕГРЮЛ и счётом.
• Документ о полномочиях подписанта: решение о назначении директора или доверенность. Для электронного документооборота — машиночитаемую доверенность.
• Лицензии и выписку из реестра СРО, если они нужны для работ.
• Сведения о ресурсах для исполнения договора: собственный или арендованный склад, техника, персонал, субподрядчики.
• Контакты лиц, отвечающих за исполнение, — и подтверждение, что они действительно работают в компании.

Как зафиксировать проверку и что делать дальше

Доказательством осмотрительности служат не намерения, а документы с датой. Сохраняйте выписки, скриншоты отчётов и переписку о запросе документов в одной папке с договором. Если вопросы возникнут через два-три года, важно показать, что было известно о контрагенте именно на дату сделки.

Досье компании в OrbID Бизнес собирает эти данные по ИНН или ОГРН в одном отчёте: регистрацию и изменения в ЕГРЮЛ, признаки недостоверности, отчётность, суды, исполнительные производства, банкротство и реестр недобросовестных поставщиков — с источником и датой у каждого факта и уровнем риска с выводом.

Проверка на дату договора — только начало. Компания может сменить директора, получить отметку о недостоверности или попасть в процедуру банкротства уже во время исполнения. Для постоянных партнёров удобно включить мониторинг изменений, а не перепроверять их вручную.